Organisme de formation
Client : Sophie D., fondatrice d’un organisme de formation certifié Qualiopi (management et bureautique), 4 formateurs, créé il y a 6 ans.
Contexte : logiciel gestion organisme de formation
L’organisme de Sophie forme environ 400 stagiaires par an, en présentiel et à distance. Près de 60 % du chiffre d’affaires est financé par des OPCO. Le reste vient des entreprises clientes ou du CPF. Chaque session implique plusieurs factures : entreprise, OPCO, parfois subrogation de paiement. Sophie suivait tout dans un tableur partagé avec son assistante, en rapprochant les paiements à la main depuis son relevé bancaire.
Problème
- Paiements des OPCO en retard : des délais de 60 à 90 jours, parfois plus en cas de pièce manquante (attestation, feuille d’émargement).
- Trésorerie en yo-yo : de gros encaissements certains mois, presque rien d’autres, alors que les formateurs et les salles sont payés chaque mois.
- Créances mal suivies : difficile de savoir quelle facture attendait quel financeur, et depuis combien de temps.
- Aucune prévision : impossible d’anticiper les mois creux, notamment l’été, pour décider d’un recrutement ou d’un investissement.
Solution Dirigeoo
- Facturation centralisée : toutes les factures (entreprises, OPCO, CPF) réunies dans un seul tableau de bord, avec leur statut de paiement.
- Suivi des créances : Sophie voit en un coup d’œil les factures en attente, classées par client et par ancienneté.
- Relances programmées : les factures en retard sont relancées automatiquement, et l’équipe sait quel dossier compléter.
- Prévision de trésorerie : grâce à la synchronisation bancaire et aux factures en attente, Dirigeoo projette les encaissements et les dépenses des mois à venir.
- Pilotage de l’activité : chiffre d’affaires par type de formation et par mode de financement, pour identifier les formations les plus rentables.
Résultats obtenus
- Visibilité totale : Sophie connaît à tout moment le montant attendu de chaque financeur.
- Créances réduites : 18 000 € de factures anciennes relancées et encaissées dans les 3 premiers mois.
- Trésorerie anticipée : prévision à 3 mois, qui a permis de préparer l’été sans découvert.
- Gain de temps : rapprochement bancaire et suivi des paiements passés de 6 h à 1 h 30 par semaine.
- Décisions plus sereines : Sophie a pu recruter un cinquième formateur en sachant que sa trésorerie suivrait.
Témoignage
« Avec les OPCO, on sait qu’on sera payé, mais jamais vraiment quand. Aujourd’hui, je vois tout ce qui est attendu et je peux anticiper mes mois creux. Je pilote enfin mon organisme au lieu de courir après les paiements. »
Sophie D.